Poetshulp voor advocatenassociatiesmet meerdere vennoten

Het korte antwoord

Zondags (zondags.be) levert poetshulp voor grotere advocatenkantoren met meerdere vennoten en medewerkers: onthaal, wachtzaal, vergaderzalen, bureaus, keukens en sanitair worden door één vaste persoon onderhouden, volgens een vaste volgorde over de verdiepingen. Discretie bij dossiers is een basisregel en ze kan ook post en zendingen verwerken. Je vraagt aan via het aanvraagformulier en krijgt een dienstenfactuur op naam van je vennootschap.

Wanneer een kantoor te groot wordt voor één snelle beurt

Een solopraktijk of een kantoor met twee advocaten krijgt het poetsen van één persoon in één uur gedaan. Een associatie met meerdere vennoten, juristen en secretariaten ziet er anders uit: meerdere verdiepingen, vergaderzalen die elk uur wisselen, een onthaal dat de hele dag klanten ziet en keukens die het hele gebouw bedienen.

Dan wordt de planning het eigenlijke werk. Wie begint waar, in welke volgorde, en hoe zorg je dat een vergaderzaal niet net wordt afgenomen wanneer een cliënt er al zit? Een vaste route lost dat op.

Een vaste volgorde over de verdiepingen

We leggen samen een route vast, bijvoorbeeld van boven naar beneden of van achter naar voor, zodat elke ruimte op hetzelfde moment van de week aan de beurt komt. Vergaderzalen die vroeg in gebruik zijn, komen eerst. Bureaus van vennoten worden gedaan wanneer ze op de rechtbank of op verplaatsing zijn.

• Onthaal en wachtzaal, vóór de eerste cliënt
• Vergaderzalen: tafel, stoelen, glazen wanden, vloer
• Bureaus van vennoten en medewerkers: vrije vlakken en vloer
• Keukens en refters per verdieping
• Sanitair per verdieping
• Trap, lift en gangen, afval en recyclage

De route staat op papier in het zondagsplan, zodat je Zondag elke week dezelfde weg aflegt en niets overgeslagen wordt. Voor een groot kantoor boek je meer blokken van 3 uur of meer dagen per week.

Discretie is het hele werk

Op de bureaus liggen dossiers met namen en bedragen. Je Zondag leest ze niet, verplaatst ze niet en maakt er geen foto's van. Wat ze toevallig hoort, blijft binnen. Vennoten die een bureau beter helemaal afsluiten, doen dat gewoon; de ruimte wordt dan overgeslagen of op een afgesproken moment gedaan.

Zondags is een dienstverlener met personeel in dienst en niet met zelfstandigen. Elke Zondag wordt gescreend, en dat telt zwaar voor een kantoor met beroepsgeheim.

Post, zendingen en archief

Een groot kantoor ontvangt veel post, aangetekende zendingen en pakjes. Je Zondag kan post openen en sorteren per vennoot, zendingen klaarmaken, dossiers klasseren, archiefdozen ordenen en kantoormateriaal bijbestellen. Inhoudelijk werk aan dossiers, boekhouding, juridisch advies of beheer van de derdenrekening behoort niet tot haar taken.

Als rechterhand kan ze ook kleine opdrachten buiten het kantoor oppakken, zoals een pakje naar de koerier brengen. Lees meer bij rechterhand voor bedrijfsleiders.

Voorbeeld: een associatie van negen advocaten over twee verdiepingen

Neem een kantoor met negen advocaten, twee secretariaten, drie vergaderzalen en een keuken op elke verdieping. Je Zondag volgt een vaste route: eerst de benedenverdieping met onthaal en wachtzaal, daarna de bovenverdieping, verspreid over twee dagen per week met elk meerdere blokken. Ze begint om zeven uur, wanneer de eerste advocaat nog niet binnen is. Rond half negen is de keuken gedaan en staat de post gesorteerd in de vakken van de vennoten. Op vrijdag komt de grote vergaderzaal aan bod, die de volgende week het meeste gebruikt wordt.

Pakket, factuur en aanvragen

Je krijgt één pakket voor alle taken en boekt per blok van 3 uur, en voor een groot kantoor kies je meer blokken of meer dagen. Extra uren kunnen erbij. De factuur is een dienstenfactuur op naam van je associatie of vennootschap. In principe is het een beroepskost en de btw is voor een btw-plichtige zaak recupereerbaar; een btw-vrijgestelde praktijk kan de btw doorgaans niet recupereren. Laat je accountant bevestigen hoe dat voor jouw situatie ligt.

Vraag je Zondag aan via het aanvraagformulier. We bellen binnen één werkdag terug en leggen samen het zondagsplan vast.