Poetshulp voorkantoren van gerechtsdeurwaarders

Het korte antwoord

Zondags (zondags.be) levert poetshulp voor kantoren van gerechtsdeurwaarders: één vaste persoon, je Zondag, voor onthaal, wachtruimte, bureaus, sanitair en de buitenkant van het archief, overdag op weekdagen. Dossiers blijven onaangeroerd. Op vraag maakt je Zondag post en zendingen klaar als ondersteunend werk. Juridisch werk doet Zondags niet. Je krijgt een dienstenfactuur op naam van je kantoor en vraagt aan via het aanvraagformulier.

Het onthaal bepaalt de toon

Wie bij een gerechtsdeurwaarder binnenkomt, is vaak gespannen. Een wachtruimte met vuile vloeren, volle prullenmanden of uitgedroogde koffiecups versterkt dat gevoel. Een verzorgde ruimte neemt de scherpste kantjes weg zonder dat je er een woord voor nodig hebt.

Daarom starten we bij het onthaal en de wachtruimte. Je Zondag zet ze elke keer in dezelfde volgorde in orde, zodat een bezoeker iets rustigs aantreft op het moment dat het kantoor opent.

Veel papier, weinig ruimte

Een deurwaarderskantoor werkt met stapels exploten, vonnissen en briefwisseling. Dat papier ligt op bureaus, in dossierkasten en op onthaaltafels. Je Zondag werkt er netjes omheen en leest of verplaatst niets.

• Onthaal en wachtruimte met zitplaatsen en lectuurtafel
• Bureaus en spreekkamers afnemen, rond de dossiers
• Sanitair en keuken
• Vloeren, ook in gangen en trappenhal
• Archiefruimte: vloer en buitenkant van rekken
• Afval, met te vernietigen papier in de daartoe voorziene bak

Archiefdozen open je zelf of niet. Wat in welke kast hoort, blijft een kwestie van het kantoor.

Discretie als vaste afspraak

Een kantoor van deze soort bewaart gegevens van schuldenaars, schuldeisers en rechtbanken. Voor je Zondag geldt dezelfde regel als voor ieder ander persoon in je gang: ze kijkt niet in dossiers, geeft niets door en praat niet over wat ze ziet. Je legt de afspraken over toegang, sleutels en gesloten kasten vast bij de start.

Omdat je steeds dezelfde persoon ziet, groeit het vertrouwen vanzelf. Bij ziekte of verlof zoeken wij een oplossing en melden we dat vooraf aan jou.

Post en zendingen klaarmaken

Een deurwaarder verstuurt dagelijks aangetekende stukken, en ontvangt er evenveel. Het sorteren, kopiëren en klaarleggen van enveloppen kost veel tijd. Je Zondag kan helpen om de post te openen en te sorteren, enveloppen te etiketteren, zendingen klaar te maken voor de koerier of de postbode, kantoormateriaal bij te houden en afspraken in de agenda te plannen.

Dit is ondersteunend werk. Juridisch werk, het opstellen van akten, dossierbeheer met inhoudelijke beslissingen en boekhouding blijven bij het kantoor zelf. Zie ook administratieve hulp voor bedrijven.

Voorbeeld: een kantoor met een deurwaarder en vijf medewerkers

Neem een kantoor met een titularis, vijf medewerkers, een onthaal met kleine wachtruimte, vier bureaus en een archief in de kelder. Op maandag, woensdag en vrijdag komt je Zondag over de middag, wanneer het bezoek luwt. Ze begint bij het onthaal en de wachtruimte, doet dan de bureaus, het sanitair en de keuken, en brengt tot slot de uitgaande zendingen van die dag klaar in de postmand.

Factuur en aanvraag

Je krijgt een dienstenfactuur op naam van je kantoor met je btw-nummer. Poetshulp is in principe een beroepskost, en de btw is in principe recupereerbaar voor een btw-plichtige zaak met aftrekrecht. Laat je accountant dit bevestigen voor je eigen situatie.

Je vraagt een Zondag aan via het aanvraagformulier. We bellen je binnen één werkdag terug en leggen samen het zondagsplan vast. De startdag spreken we samen af.