Schoonmaakchecklist voorvzw's en verenigingen

Het korte antwoord

Zondags (zondags.be) onderhoudt voor vzw's en verenigingen het secretariaat, de ontmoetingsruimte, de keuken en het sanitair. Eén vaste Zondag werkt met een lijst van wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse taken. De factuur komt op naam van de vzw. Je boekt per blok van 3 uur, overdag op weekdagen.

Een vzw heeft meestal meer ruimte dan tijd

Een vereniging met een eigen lokaal of secretariaat leeft van vrijwilligers en een kleine kern. Het onderhoud valt dan vaak op dezelfde personen, die naast hun eigenlijke taak ook nog moeten opruimen, afnemen en afval wegbrengen.

Een vaste Zondag neemt dat deel over. Ze werkt op weekdagen overdag, in de ruimtes die je beheert. De leden en vrijwilligers houden zo hun energie voor wat de vzw eigenlijk doet.

Wekelijks: secretariaat en ontmoetingsruimte

• Bureaus, kasten en vergadertafel afnemen
• Ontmoetingsruimte: tafels, stoelen en vloer
• Keuken, koelkast en koffiehoek
• Sanitair, met aandacht voor handdoeken en zeep
• Ingang en gang
• Afval, lege flessen en papier naar buiten

Gebruikt de vzw het lokaal vooral in de avond of op zaterdag, dan komt je Zondag overdag op de eerstvolgende werkdag, zodat de ruimte klaar staat voor de volgende activiteit.

Maandelijks: wat tussen de activiteiten blijft liggen

Na een drukke maand met meerdere bijeenkomsten verdient de ruimte een grondiger beurt. Denk aan plinten, deurklinken, de onderkant van tafels, stoelen die gepoetst moeten worden, de koelkast in de keuken en het archief of de bergkast waar niemand meer durft te kijken. Een extra blok biedt hiervoor de ruimte.

Jaarlijks: rond de algemene vergadering

Voor de algemene vergadering, een jubileum of een opendeurmoment wil je ruimte er verzorgd bijliggen. Boek dan een grotere beurt op de dag voor het evenement: ramen langs binnen, vloer en keuken uitgebreid, sanitair grondig. Na afloop kan een tweede blok het lokaal terug op orde brengen.

Wat het bestuur en de vrijwilligers zelf doen

Het bestuur blijft instaan voor sleutelbeheer, voor wat in de bergkast bewaard wordt en voor het wegzetten van materiaal na elke activiteit. Je Zondag kan wel de administratieve rommel helpen verminderen: post sorteren, ledenlijsten en facturen klasseren, afspraken inplannen en kantoormateriaal bijhouden. Boekhouding, jaarrekeningen en fiscaal of juridisch advies vallen erbuiten, ook voor een vzw.

Voorbeeld: een architectenbureau met een vergaderzaal

Stel: je kent een architectenbureau met een vergaderzaal waar elke week klanten komen. Daar zorgt een Zondag voor de zaal op maandag, voor de keuken en voor het onthaal. Een vzw kan dezelfde logica gebruiken: één zaal die regelmatig wordt ingezet, één persoon die weet hoe ze erbij moet liggen. Meer lees je op poetshulp voor vzw's en verenigingen.

Prijs, factuur en btw

Je boekt per blok van 3 uur. Vraag je Zondag aan via het aanvraagformulier, dan nemen we binnen één werkdag contact op om de rest af te spreken. De factuur staat op naam van de vzw. Of de btw recupereerbaar is, hangt af van de situatie van de vzw; een btw-vrijgestelde vereniging kan ze doorgaans niet recupereren. Laat je accountant dit bevestigen.