Vraag
Hoe maak je de werkplek vaneen vertrekkende medewerker leeg en proper?
Een werkplek die netjes wordt overgedragen, voorkomt gedoe voor wie vertrekt en voor wie volgt. Een vast stappenplan houdt het kort.
Het korte antwoord
Je maakt de werkplek van een vertrekkende medewerker leeg en proper door eerst af te spreken wat de medewerker zelf meeneemt, dan documenten en materiaal te ordenen, dan het meubilair te reinigen en tot slot de plek klaar te zetten voor de opvolger. Zondags (zondags.be) kan dat overdag op een weekdag doen met een vaste Zondag, met respect voor discretie. Je vraagt het aan via het aanvraagformulier.
Stap een: wat gaat mee, wat blijft
Stel: een medewerker vertrekt op vrijdag en zijn opvolger start maandag. Spreek vooraf met de medewerker af wat hij of zij meeneemt: persoonlijke spullen, planten, foto's. Laat het niet over aan de laatste dag, want dan raak je spullen kwijt of weg.
Voor alles wat van het bedrijf is, noteer je het ook: laptop, badge, sleutels, telefoon, bureaulade. Een korte lijst die beide partijen ondertekenen of bevestigen, voorkomt discussie.
Stap twee: documenten en dossiers
Wat er op het bureau en in de laden ligt, is zelden alleen persoonlijk. Er zijn dossiers, post, notities en facturen bij die voor de zaak van belang zijn. Beslis wie die doorneemt en wat gearchiveerd wordt.
- Lopende dossiers overdragen aan de opvolger of een collega
- Afgesloten stukken naar het archief
- Vertrouwelijke papieren door de bevoegde persoon laten bekijken
- Wat vernietigd moet worden, ook echt laten vernietigen
- Digitale mappen en e-mails via je IT regelen
Dit is ondersteunend werk, geen juridisch advies. Voor bewaartermijnen of regels rond personeelsdossiers raadpleeg je je boekhouder of juridisch adviseur.
Stap drie: grondig reinigen
Een bureau waar jaren aan gewerkt is, heeft meer nodig dan een veegbeurt. Bureaublad, laden, stoel, kabels, scherm en toetsenbord vragen elk iets anders.
- Laden leeg en van binnen afnemen
- Bureaublad en onderkant van het blad
- Bureaustoel, armleuningen en wielen
- Scherm, muis en toetsenbord
- Vloer onder en rond het bureau
- Wandpanelen of kastdeuren die erbij horen
Meer over het reinigen van zetels lees je bij de vraag over bureaustoelen en zetels.
Stap vier: klaarzetten voor de opvolger
Een nieuwe collega verdient een werkplek die op orde staat: schoon bureau, een werkende stoel, een stekker en een kleine startset met pennen en papier. Dat maakt een eerste indruk die ook echt is.
Kantoorbenodigdheden bestellen en bijhouden hoort bij de administratieve hulp van je Zondag. Voor de eerste dag kan die al klaarliggen.
Discretie en wie het doet
Spullen en papieren van een vertrekkende medewerker raken soms aan gevoelige zaken. Je vaste Zondag is gescreend en in dienst van Zondags, en werkt steeds in dezelfde zaak. Documenten die vertrouwelijk zijn, laat je door de bevoegde persoon uitzoeken voor de Zondag poetst.
Zo werkt het: de verantwoordelijke ordent, je Zondag poetst en zet de plek klaar. Vertrouwelijke stukken blijven buiten bereik.
Zo vraag je het aan
Gebruik het aanvraagformulier en vermeld wanneer de medewerker vertrekt en wanneer de plek klaar moet zijn. We bellen je binnen één werkdag terug. Het kan eenmalig of binnen een vast zondagsplan, je krijgt een dienstenfactuur op naam van je bedrijf.
Voor zaakvoerders en managers
Jij runt je zaak. Wij houden ze op orde.
Je zaak moet proper en op orde zijn, maar jouw tijd hoort bij je klanten en je team. Daar is je Zondag voor.
Vraag vrijblijvend info →- Minder tijd kwijt aan poets en papierJe Zondag poetst, houdt de post en de administratie bij en regelt de kleine dingen. Jij en je team houden tijd over voor jullie klanten.
- Eén vast gezicht in je zaakSteeds dezelfde persoon, op een vaste dag en een vast uur. Ze kent je zaak en weet hoe jij het graag hebt.
- Niemand zelf aanwervenJe Zondag is gescreend en in dienst van Zondags, geen zelfstandige.
- Gewoon op de factuur van je bedrijfEen dienstenfactuur op naam van je bedrijf, zonder dienstencheques.
Veelgestelde vragen
Vragen en antwoorden.
Kan mijn Zondag persoonlijke spullen van de medewerker inpakken?
Liever niet zonder duidelijke afspraak. Beter laat je de medewerker zelf zijn of haar spullen meenemen of de verantwoordelijke ze in een doos zetten. Je Zondag poetst daarna de vrije plek.
Wat doet mijn Zondag met papieren in de lade?
Documenten worden niet weggegooid zonder jouw akkoord. Sorteer ze eerst zelf of laat een bevoegde collega ze bekijken. Daarna kan de Zondag klasseren of naar het archief brengen, binnen de administratieve hulp.
Kan dit buiten de kantooruren?
Nee, Zondags werkt alleen overdag op weekdagen. Is de plek maandag nodig, dan plan je de beurt de vrijdag of vroeg op een weekdag in.
Hoeveel tijd vraagt zoiets?
Een bureau met een stoel en enkele laden is vaak in minder dan een blok van 3 uur klaar, tenzij er veel archief bij komt. Extra uren kan je erbij boeken.
Kan de nieuwe collega een startpakket krijgen?
Ja, kantoorbenodigdheden bestellen en klaarleggen kan je Zondag doen. Geef door wat erin hoort en waar het moet liggen.
Is dit ook mogelijk voor meerdere werkplekken tegelijk?
Ja, bij een herstructurering of verhuis kan je meerdere werkplekken laten doen. Geef bij je aanvraag het aantal en de tijdslimiet, dan stellen we samen een plan op.
Vrijblijvend info
Vraag je Zondag aan.
Laat je naam, je bedrijf en je gsm achter. Binnen één werkdag bellen we je terug om te bespreken wat je Zondag voor je zaak kan doen.
Liever meteen iemand spreken? 0470 56 53 58, elke dag van 6 tot 22 uur.
Verder lezen