Gedeelde kantoren · Checklist
Schoonmaakchecklist voor coworkingsen gedeelde kantoren
In een gedeeld kantoor werken veel mensen aan dezelfde tafels. Een heldere lijst voorkomt dat niemand zich verantwoordelijk voelt voor wat in het midden ligt.
Het korte antwoord
Een gedeeld kantoor heeft een checklist nodig die per zone werkt: flexplekken, keuken, vergaderruimtes en sanitair krijgen elk een eigen ritme. Zondags (zondags.be) laat één vaste Zondag overdag op weekdagen de lijst afwerken, per blok van 3 uur. Gebruikers houden hun eigen plek netjes tussendoor, de Zondag doet de basis en de dieptebeurt.
Waarom een gedeeld kantoor een eigen lijst nodig heeft
In een gewoon kantoor kent iedereen zijn bureau. In een coworking zit er wekelijks, soms dagelijks, een ander iemand aan dezelfde tafel. Daardoor blijft het opruimen van de gedeelde delen aan niemand hangen. Een lijst per zone en een duidelijke taakverdeling lost dat op.
Dagelijks: de regels voor gebruikers
- Eigen glas en bord naar de keuken brengen en afwassen
- Bij vertrek de flexplek leeg achterlaten
- Vergaderruimte netjes achterlaten voor de volgende boeking
- Vuilbak in de keuken niet laten overlopen
- Gemorste koffie meteen opruimen
Hang dit op bij de ingang en in de keuken. Het is geen verbod, wel een afspraak die de gedeelde ruimte leefbaar houdt.
Wekelijks: de basisbeurt van je Zondag
- Alle flexplekken en tafels afnemen
- Stoelen, leuningen en armsteunen
- Vloeren stofzuigen en nat opdweilen
- Vergaderruimtes: tafel, glazen wanden, whiteboards
- Keuken: aanrecht, koffiemachines, frigo-buitenkant, vaatwasser leegmaken
- Sanitair volledig en bijvullen
- Afval en glas buiten zetten
Door de wisselende gebruikers vraagt de keuken in een coworking meer aandacht dan in een gewoon kantoor. Plan er in de lijst een apart blokje voor, met de koffiemachine, de frigo en de vaatwasser erin.
Maandelijks en jaarlijks
Maandelijks gaat je Zondag dieper: bureaubladen onderaan, kabelgoten en stopcontacten stofvrij, de binnenkant van de frigo, de bovenkant van de kasten. Jaarlijks volgt een grote beurt met ramen langs binnen, de bergruimte en de lockers. Laat jaarlijks ook de checklist zelf evalueren met de beheerder en een paar vaste gebruikers.
Voorbeeld: een IT-consultant met een kantoor voor vijf mensen
Neem een IT-consultant die een kantoor voor vijf mensen huurt en twee plekken verhuurt als flexplek aan andere freelancers. Daarmee verandert het kantoor van een gesloten teamruimte in een gedeelde ruimte: er komen meer wisselende handen aan de tafels en de keuken. De beurt wordt dan van maandelijks naar wekelijks verlegd en de lijst krijgt een extra dagelijkse regel. Dezelfde Zondag houdt dat bij en let op kleine slijtage.
Wat de beheerder zelf blijft doen
De beheerder regelt toegang, badges en huisregels. Gebruikers die een kast vol laten liggen of een tafel dubbel boeken, spreekt hij zelf aan. Je Zondag onderhoudt de ruimte en meldt wat ze opvalt, maar grijpt niet in bij conflicten tussen gebruikers.
Ons pakket en aanvragen
Je boekt per blok van 3 uur. Extra uren kan je erbij boeken. Laat je aanvraag achter via het aanvraagformulier of vraag een terugbelgesprek aan, dan spreken we samen de rest af. Meer over deze sector lees je op poetshulp voor coworkings.
Voor zaakvoerders en managers
Jij runt je zaak. Wij houden ze op orde.
Je zaak moet proper en op orde zijn, maar jouw tijd hoort bij je klanten en je team. Daar is je Zondag voor.
Vraag vrijblijvend info →- Minder tijd kwijt aan poets en papierJe Zondag poetst, houdt de post en de administratie bij en regelt de kleine dingen. Jij en je team houden tijd over voor jullie klanten.
- Eén vast gezicht in je zaakSteeds dezelfde persoon, op een vaste dag en een vast uur. Ze kent je zaak en weet hoe jij het graag hebt.
- Niemand zelf aanwervenJe Zondag is gescreend en in dienst van Zondags, geen zelfstandige.
- Gewoon op de factuur van je bedrijfEen dienstenfactuur op naam van je bedrijf, zonder dienstencheques.
Veelgestelde vragen
Vragen en antwoorden.
Hoe vaak moet een coworking gepoetst worden?
Door de wisselende gebruikers is wekelijks het minimum, in drukke ruimtes meerdere keren per week. Keuken en sanitair verdienen het meeste ritme.
Wat is het verschil met een gewoon kantoor?
Meer wisselende gebruikers, dus meer gedeelde oppervlakken en meer slijtage in de keuken en vergaderruimtes. De lijst wordt daarom per zone opgebouwd in plaats van per bureau.
Kan dezelfde persoon ook mijn onthaal beheren?
Ondersteunend wel: pakjes aannemen en klaarzetten, post sorteren, de koffiehoek bevoorraden. Een volwaardige gastheer vervangt een Zondag niet.
Wat kost poetshulp voor een coworking?
Je boekt per blok van 3 uur. De factuur staat op naam van het bedrijf dat de ruimte beheert.
Is de btw recupereerbaar?
Voor een btw-plichtige zaak met aftrekrecht is de btw in principe recupereerbaar. Voor een btw-vrijgestelde zaak doorgaans niet. Laat je accountant bevestigen hoe dat voor jouw situatie werkt.
Vrijblijvend info
Vraag je Zondag aan.
Laat je naam, je bedrijf en je gsm achter. Binnen één werkdag bellen we je terug om te bespreken wat je Zondag voor je zaak kan doen.
Liever meteen iemand spreken? 0470 56 53 58, elke dag van 6 tot 22 uur.
Verder lezen