Poetshulp voorkantoren van vastgoedbeheerders

Het korte antwoord

Zondags (zondags.be) levert poetshulp en administratieve hulp aan kantoren van vastgoedbeheerders en syndici in West- en Oost-Vlaanderen. Je Zondag, steeds dezelfde persoon op een vaste weekdag, verzorgt bureaus, vergaderruimte, onthaal en sanitair, en kan post sorteren, dossiers klasseren en sleutelbordjes netjes bijhouden. Beheer, boekhouding en juridisch advies blijven bij jou. Je vraagt aan via het aanvraagformulier en we bellen je binnen één werkdag terug.

Een kantoor dat uitpuilt van de dossiers

Een vastgoedbeheerder werkt met mappen: één per gebouw, één per vergadering, één per tussenkomst. Daar komen offertes van aannemers bij, plannen, afrekeningen en briefwisseling met de eigenaars. Wie dit een jaar laat liggen, zoekt daarna uren naar één document.

Daarnaast is er het fysieke werk. Een vergaderruimte waar meerdere keren per week gesprekken zijn, een onthaal waar eigenaars langskomen met een vraag, en een sleutelkast die er verzorgd bij moet hangen. Beide taken lopen door elkaar, en daarom past één vaste persoon goed.

Wat je Zondag in het kantoor doet

• Bureaus, vergadertafel en onthaal afnemen en de vloer onderhouden
• Vergaderruimte klaarzetten, met water, koffie en een opgeruimde tafel
• Sanitair, keukentje en afval
• Ramen langs binnen en glazen wanden
• Archiefruimte stofvrij houden zonder mappen te verplaatsen

De sleutelkast of sleutelbordjes raakt ze enkel aan als jij dat vraagt, bijvoorbeeld om de bordjes terug te leggen volgens je nummering. Anders blijft alles waar het hangt.

Administratieve hulp rond dossiers en post

Dit is voor veel beheerders het grootste voordeel. Je Zondag kan de post openen en sorteren per gebouw, facturen en verslagen klasseren, een nieuw dossier opbouwen volgens jouw structuur en afspraken voor een bezoek of vergadering in de agenda zetten. Ook kantoorbenodigdheden en enveloppen bestellen of bijhouden kan ze doen.

Wat niet kan: boekhouding van mede-eigendommen, opstellen van afrekeningen, juridische adviezen of notulen die formeel moeten kloppen. Dat blijft werk van de beheerder en zijn accountant of jurist.

Voorbeeld: een beheerder met een vergaderronde elke week

Neem een beheerder met twee medewerkers en een vergaderruimte die elke week gebruikt wordt voor gebouwvergaderingen in de vooravond. Op maandag staan stoelen scheef, koffiekopjes in de gootsteen en liggen stapels papier van de vorige vergadering. Je Zondag komt maandagochtend, zet de ruimte opnieuw klaar en gebruikt het laatste uur om de nieuwe stukken in de juiste mappen te leggen.

Ben je van plan een extra vergadering te organiseren met meer mensen dan gewoonlijk, dan vraag je een extra blok aan.

Discretie en afspraken over sleutels

Je Zondag is gescreend en in dienst van Zondags. Ze behandelt documenten discreet. Heb je eigen afspraken over wie bij welke dossiers of sleutels mag, dan staan ze in het zondagsplan. Sleutels van beheerde gebouwen gaan nooit mee naar buiten en worden niet uitgeleend.

Factuur en aanvraag

Je betaalt één pakket voor alle taken, per blok van 3 uur, en krijgt een dienstenfactuur op naam van je vennootschap. In principe is het een beroepskost en kan een btw-plichtige beheerder met aftrekrecht de btw in principe recupereren. Laat je accountant dit bevestigen.

Vul het aanvraagformulier in of lees eerst over administratieve hulp voor bedrijven. We bellen je binnen één werkdag terug en leggen het plan met jou vast.