Vraag
Hoe maak je afspraken metje team over een opgeruimd kantoor?
Afspraken over orde werken enkel als ze kort, concreet en zichtbaar zijn. Zo krijg je je team mee zonder discussie.
Het korte antwoord
Afspraken over een opgeruimd kantoor maak je kort en concreet: drie of vier regels, zichtbaar opgehangen, door de zaakvoerder zelf gevolgd. Bespreek ze één keer in het team en evalueer na enkele weken. Zondags (zondags.be) levert een vaste persoon, je Zondag, die jullie afspraken kent en in het zondagsplan opneemt. Je boekt per blok van 3 uur.
Waarom afspraken vaak mislukken
De meeste afspraken over orde falen op dezelfde manier: ze zijn te vaag. 'Hou de keuken netjes' betekent voor iedereen iets anders. Of ze zijn te talrijk, waardoor niemand ze onthoudt. En soms neemt niemand de leiding, zodat de eerste die ergens last van heeft, het opruimt zonder iets te zeggen.
Een goede afspraak beantwoordt drie vragen: wat doen we, wanneer en wie. Als je die niet in één zin kan zeggen, is de afspraak nog niet klaar.
Zo formuleer je een afspraak
- Bureaus leeg vóór je vertrekt, kopjes terug naar de keuken
- Eigen vaat zelf afwassen of in de vaatwasser plaatsen
- Vergaderzaal na gebruik opnieuw klaarzetten
- Frigo: eigen spullen labelen en op vrijdag meenemen
- Pakjes en post meteen van de balie halen
Kies uit deze lijst enkel wat voor jouw kantoor de grootste ergernis is. Vier regels die gevolgd worden, zijn beter dan tien die vergeten worden.
Hoe je ze bespreekt
Zet het punt één keer op de agenda van een teamoverleg en doe het kort. Leg uit waarom: het kantoor is het visitekaartje voor klanten, en de poetshulp kan enkel poetsen als er geen spullen in de weg liggen. Laat het team zelf voorstellen doen, dan voelt de afspraak niet als een bevel. Noteer wat je afspreekt in een mailtje of op een kaartje bij de keuken.
Een afspraak die iedereen heeft helpen formuleren, wordt beter gevolgd dan een memo van de directie.
Voorbeeld: een team van zes
Stel: je hebt een team van zes mensen in een kantoor met één gedeelde keuken. Jullie spreken drie dingen af: vaat meteen afwassen, vergaderzaal herstellen en op vrijdag de frigo nakijken. Drie weken later vraagt de zaakvoerder tijdens het overleg wat goed loopt en wat niet. Zo blijft de afspraak levend, en wordt ze niet vergeten als een nieuwe collega start.
Waar je poetshulp in dit verhaal past
Je Zondag kent de afspraken en houdt zich eraan: ze zet de vergaderzaal terug zoals afgesproken, neemt het kaartje in de keuken niet weg en meldt wat telkens misloopt, zoals een frigo die vol ligt. Zo krijg jij als zaakvoerder een eerlijke terugkoppeling. Lees ook een klein kantoor ordelijk houden tussen twee beurten.
Ons pakket en aanvragen
Vraag je Zondag aan via het aanvraagformulier, dan nemen we binnen één werkdag contact op om de rest af te spreken. Bij een vast terugkerende afspraak bespreken we dagen en uren in een kort gesprek.
Voor zaakvoerders en managers
Jij runt je zaak. Wij houden ze op orde.
Je zaak moet proper en op orde zijn, maar jouw tijd hoort bij je klanten en je team. Daar is je Zondag voor.
Vraag vrijblijvend info →- Minder tijd kwijt aan poets en papierJe Zondag poetst, houdt de post en de administratie bij en regelt de kleine dingen. Jij en je team houden tijd over voor jullie klanten.
- Eén vast gezicht in je zaakSteeds dezelfde persoon, op een vaste dag en een vast uur. Ze kent je zaak en weet hoe jij het graag hebt.
- Niemand zelf aanwervenJe Zondag is gescreend en in dienst van Zondags, geen zelfstandige.
- Gewoon op de factuur van je bedrijfEen dienstenfactuur op naam van je bedrijf, zonder dienstencheques.
Veelgestelde vragen
Vragen en antwoorden.
Hoeveel afspraken over orde zijn genoeg?
Drie of vier concrete regels volstaan voor de meeste kantoren. Meer regels worden vergeten, en de eerste drie lossen meestal het grootste deel van de ergernissen op.
Hoe krijg ik mijn team mee in een opgeruimd kantoor?
Bespreek het één keer in het overleg, laat het team meewerken aan de afspraken en geef als zaakvoerder zelf het voorbeeld. Evalueer na enkele weken.
Moet ik de afspraken ophangen?
Ja, een kort kaartje bij de keuken en de vergaderzaal werkt beter dan een mail. Zichtbaarheid maakt het verschil bij nieuwe collega's.
Wat doe ik als sommige collega's de afspraken negeren?
Spreek het rustig aan en vraag wat er in de weg staat. Soms staat een bak op de verkeerde plek. Vergeet niet dat je Zondag signaleert wat telkens misloopt.
Kan Zondags mee de afspraken opstellen?
Je Zondag kan suggesties doen vanuit wat ze ziet, maar het zondagsplan en de teamafspraken stel je zelf op. We bespreken ze graag in het eerste gesprek.
Vrijblijvend info
Vraag je Zondag aan.
Laat je naam, je bedrijf en je gsm achter. Binnen één werkdag bellen we je terug om te bespreken wat je Zondag voor je zaak kan doen.
Liever meteen iemand spreken? 0470 56 53 58, elke dag van 6 tot 22 uur.
Verder lezen