Is poetshulp voorje kantoor fiscaal aftrekbaar?

Het korte antwoord

Poetshulp en administratieve hulp voor je kantoor zijn in principe een beroepskost. De btw is in principe recupereerbaar voor een btw-plichtige zaak met aftrekrecht, terwijl een btw-vrijgestelde praktijk de btw doorgaans niet kan recupereren. Zondags (zondags.be) factureert, per blok van 3 uur, op naam van je bedrijf met je btw-nummer. Laat je accountant bevestigen hoe dit voor jouw situatie geldt.

Het korte antwoord

Het onderhoud van een kantoor, praktijk of winkel hoort bij de normale kosten van een zaak. Een poetsbeurt die je als bedrijf laat uitvoeren, behandel je daarom in principe als beroepskost, net als huur, verwarming of kantoormateriaal. Dat is een uitgangspunt, geen vrijbrief: of en hoeveel je effectief mag aftrekken, bepaalt je boekhouder op basis van je dossier.

Deze pagina geeft geen fiscaal advies. Ze helpt je wel om de juiste vragen te stellen en de juiste papieren klaar te hebben.

Aftrekbaar is niet hetzelfde als btw recupereren

Twee zaken lopen vaak door elkaar. De kost zelf, het bedrag exclusief btw, kan als beroepskost in je boekhouding komen. De btw is een apart verhaal. Een btw-plichtige zaak met aftrekrecht kan de btw op de factuur in principe recupereren.

Een btw-vrijgestelde praktijk kan dat doorgaans niet, en betaalt dus in feite de btw mee. Welke van de twee jij bent, weet je boekhouder. Weet jij het niet zeker, vraag het dan voor je de eerste boeking plaatst, zodat je prijs niet tegenvalt.

Wat je nodig hebt voor een nette boekhouding

• Een factuur op naam van je bedrijf, met jouw btw-nummer
• Een duidelijke omschrijving van de dienst, zoals poetshulp of administratieve hulp
• De datum en de uren

Zondags factureert met een gewone dienstenfactuur op naam van het bedrijf. Je vraagt je Zondag aan via het aanvraagformulier op zondags.be/boeken, en binnen één werkdag nemen we contact op om de rest af te spreken.

Een voorbeeld met twee soorten zaken

Neem een ingenieursbureau dat een btw-plichtige vennootschap is. De zaakvoerder boekt elke week een blok van 3 uur. De factuur gaat naar de boekhouder, die de kost en de btw volgens het dossier verwerkt.

Neem daarnaast een tandartspraktijk die btw-vrijgesteld werkt. Dezelfde dienst, dezelfde factuur, maar de btw wordt daar doorgaans niet recupereerbaar. Dit zijn voorbeelden om het verschil te tonen, geen uitspraken over een concrete situatie.

Wat een bedrijfsleider beter vooraf vraagt

Vraag je accountant drie dingen. Mag ik poetshulp en administratieve hulp als beroepskost boeken? Is mijn btw recupereerbaar? En is er iets in mijn structuur dat dit anders maakt, bijvoorbeeld een gemengd gebruik van de ruimte?

Pas daarna plan je het ritme. Je boekt per blok van 3 uur. Extra uren kan je erbij boeken.

Boeken met de juiste gegevens

Je aanvraag doe je via het aanvraagformulier. Hou je liever eerst overleg met je boekhouder, dan kan je ook bellen of een terugbelverzoek doen. Er is geen haast: je Zondag komt op een weekdag die we samen afspreken.