Checklist · Kantoor
Checklist: je kantoor ordelijkhouden tussen twee poetsbeurten
Een poetsbeurt werkt het best wanneer het team er een paar eenvoudige gewoontes naast zet. Deze checklist toont welke, per moment van de dag en per week.
Het korte antwoord
Je houdt een kantoor ordelijk tussen twee poetsbeurten met kleine gewoontes: bureaus leeg achterlaten, de keuken zelf opruimen, de frigo wekelijks nakijken en afval op vaste plaatsen verzamelen. Zondags (zondags.be) stuurt één vaste Zondag, overdag op weekdagen, per blok van 3 uur. Hoe minder er rondslingert, hoe meer tijd je Zondag overhoudt voor sanitair, vloeren en de details.
Waarom je team een deel van het werk doet
Neem een kantoor met acht bureaus waar je Zondag elke woensdag komt. Als elk bureau vol mappen, kopjes en losse blaadjes ligt, gaat een groot deel van de tijd naar opruimen en niet naar poetsen. Je betaalt dan voor het wegzetten van spullen, terwijl je Zondag liever de vloer, het sanitair en de keuken grondig doet.
Het goede nieuws is dat de gewoontes klein zijn. Ze kosten je team enkele minuten per dag en maken van elke poetsbeurt een betere beurt.
Bij het begin van de werkdag
- Zet de ramen even open en loop de vergaderzaal na op achtergebleven spullen
- Leg de post op één vaste plaats in plaats van op elk bureau
- Zet de koffiemachine aan en spoel de kannen van gisteren na
Dit lijkt triviaal, maar het voorkomt dat de dag begint met een rommelige ontvangst. Een onthaal waar twee dozen en een stapel brieven liggen, nodigt niemand uit.
Tijdens de dag: opruimen wat je zelf gebruikt
Spreek met je team af dat iedereen opruimt wat hij of zij zelf gebruikt. Een glas of beker naar de keuken, een map terug op de plank, een afgewerkte vergaderzaal meteen leeg achterlaten. Wie een vergadering leidt, controleert bij het buitengaan of de tafel vrij is.
Een tip uit de praktijk: hang bij de koffiehoek een klein bordje met wat in de vaatwasser mag en wat niet. Een vaatwasser die ongeordend wordt volgeladen, is een van de meest voorkomende ergernissen in kleine kantoren.
Op het einde van de dag
- Bureaus leeg achterlaten: laptop dicht, papieren in een la of bak
- Eigen beker en bord naar de keuken brengen
- Prullenbak onder het bureau leegmaken in het grote afvalvat
- Stoelen aanschuiven, zodat de vloer vrij ligt
Lege bureaus zijn de grootste tijdwinst voor je Zondag. Wat vrij ligt, wordt afgenomen. Wat vol ligt, wordt overgeslagen of verschoven, en dat is niet wat je wilt.
Eén keer per week: de frigo en de gemeenschappelijke plekken
Spreek een vaste dag af, bijvoorbeeld donderdag, waarop het team de frigo nakijkt. Wat over datum is, gaat weg, wat gemorst is, wordt afgeveegd. Doe dit liefst de dag voor je Zondag komt, zodat die de plank nog kan afnemen.
Wie het wil, zet een mapje of bak voor losse documenten in de vergaderzaal. Alles wat daar belandt, kan je Zondag ordenen volgens je afspraak, als onderdeel van de administratieve hulp.
Wat je Zondag oppakt, en wat bij het team blijft
Je Zondag poetst bureaus, onthaal, keuken, refter, sanitair en vloeren, en neemt ramen en glazen deuren langs binnen mee. Persoonlijke spullen verplaatst ze niet zomaar, en dossiers laat ze liggen waar ze liggen, tenzij je het anders afspreekt.
Wat bij het team blijft: de eigen computer en het toetsenbord uitzetten, vertrouwelijke papieren opbergen en de frigo leegmaken van persoonlijke etenswaren. Zo weet iedereen waar zijn of haar verantwoordelijkheid ophoudt.
Hoe je het afspreekt en boekt
Bespreek de gewoontes in een korte teamvergadering en zet ze op één blad. Bij een vast terugkerend plan leggen we samen het zondagsplan vast: welke taken, welke dagen, welke uren. Vraag je Zondag aan via het aanvraagformulier, dan nemen we binnen één werkdag contact op om de rest af te spreken. Meer over het wekelijkse onderhoud staat op poetshulp voor bedrijven.
Voor zaakvoerders en managers
Jij runt je zaak. Wij houden ze op orde.
Je zaak moet proper en op orde zijn, maar jouw tijd hoort bij je klanten en je team. Daar is je Zondag voor.
Vraag vrijblijvend info →- Minder tijd kwijt aan poets en papierJe Zondag poetst, houdt de post en de administratie bij en regelt de kleine dingen. Jij en je team houden tijd over voor jullie klanten.
- Eén vast gezicht in je zaakSteeds dezelfde persoon, op een vaste dag en een vast uur. Ze kent je zaak en weet hoe jij het graag hebt.
- Niemand zelf aanwervenJe Zondag is gescreend en in dienst van Zondags, geen zelfstandige.
- Gewoon op de factuur van je bedrijfEen dienstenfactuur op naam van je bedrijf, zonder dienstencheques.
Veelgestelde vragen
Vragen en antwoorden.
Hoe houd ik mijn kantoor netjes tussen twee poetsbeurten?
Laat bureaus leeg achter, ruim de keuken zelf op, verzamel afval op vaste plaatsen en kijk wekelijks de frigo na. Die kleine gewoontes houden de ruimte verzorgd en maken elke poetsbeurt efficiënter.
Moet mijn team zelf opruimen als er een poetshulp komt?
Een beetje wel. Als bureaus en keuken vrij zijn, kan je Zondag grondig poetsen. Het team ruimt zijn eigen spullen op, de Zondag doet het eigenlijke schoonmaakwerk.
Wat kost een vaste poetsbeurt voor een klein kantoor?
Je boekt per blok van 3 uur. Extra uren kan je erbij boeken.
Raakt mijn Zondag persoonlijke spullen of dossiers aan?
Niet zonder afspraak. Persoonlijke spullen en dossiers blijven liggen waar ze liggen, tenzij je samen met je Zondag iets anders vastlegt in het zondagsplan.
Kan mijn Zondag het opruimen van documenten overnemen?
Ja, als administratieve hulp: documenten klasseren en dossiers ordenen. Dat is ondersteunend werk. Boekhouding of fiscaal en juridisch advies hoort er niet bij.
Wanneer komt de Zondag en kan dat na sluitingstijd?
Zondags werkt overdag op weekdagen. Vroeg in de ochtend of over de middag kan. 's Avonds en in het weekend werken we niet.
Vrijblijvend info
Vraag je Zondag aan.
Laat je naam, je bedrijf en je gsm achter. Binnen één werkdag bellen we je terug om te bespreken wat je Zondag voor je zaak kan doen.
Liever meteen iemand spreken? 0470 56 53 58, elke dag van 6 tot 22 uur.
Verder lezen