Gids: de administratie vanpoetshulp via je vennootschap

Het korte antwoord

Poetshulp via je vennootschap loopt administratief eenvoudig. Je vraagt je Zondag aan via het aanvraagformulier op zondags.be/boeken, en binnen één werkdag nemen we contact op om de rest af te spreken. Bewaar de boekingsbevestiging, het zondagsplan bij een vast schema, de factuur en het betaalbewijs. Je accountant beoordeelt of de kost en de btw bij jouw situatie passen.

Eerst de afspraak vastleggen

Een zaakvoerder wil bij elke uitgave kunnen zeggen wat er is afgesproken, met wie en voor welke prijs. Bij poetshulp is dat gelukkig kort. Er is één pakket, geboekt per blok van 3 uur. Extra uren kan je erbij boeken.

Je aanvraag doe je via het aanvraagformulier. Dat overzicht is je uitgangspunt: het toont wat je hebt besteld nog voor je betaalt. Zondags bevestigt daarna de boeking.

Een vast schema? Dan komt er een zondagsplan

Wil je dat je Zondag elke week of om de twee weken terugkomt, dan begint dat met een kort gesprek. Daarna leggen we samen het zondagsplan vast: welke taken, welke dagen, welke uren. Voor je administratie is dat het document dat je later kan terugnemen wanneer iemand vraagt waarom er elke dinsdag een factuur binnenkomt.

Wijzigt er iets, bijvoorbeeld een extra blok in een drukke maand, dan pas je het plan aan en bewaar je de nieuwe versie.

De dienstenfactuur op naam van je bedrijf

Na je boeking ontvang je een gewone dienstenfactuur. Je aanvraag doe je via het aanvraagformulier op zondags.be/boeken. Controleer dat nummer meteen bij de eerste factuur. Een tikfout in een btw-nummer is nu snel verholpen, maar lastig wanneer er maanden facturen met dezelfde fout zijn doorgeboekt.

Op de factuur zie je de uren, de taken en de prijs exclusief btw. Hoe jouw boekhouding ze verwerkt, bepaalt je accountant.

Betalen en bewijzen

Gebruik bij voorkeur de bedrijfskaart of de bedrijfsrekening, zodat de betaling op je zakelijke afschriften staat. Dan hoeft niemand later uit te zoeken welke uitgave van wie kwam.

Betaalt een zaakvoerder toch met een andere kaart, meld dat dan vroeg aan je accountant. Hoe zo'n betaling in de boeken komt, is een boekhoudkundige keuze.

Wat je bewaart voor je accountant

• De boekingsbevestiging of het overzicht van je bestelling
• Het zondagsplan, als je een vast schema hebt
• Elke dienstenfactuur, als pdf in je digitale map
• Het bewijs van betaling op je bedrijfsrekening
• Een korte notitie bij uitzonderlijke blokken, zoals een grote poetsbeurt na een verbouwing

Zet de bestanden in een map per jaar, met een vaste naamgeving zoals datum en leverancier. Dan stuur je je accountant op het einde van het kwartaal één map door in plaats van losse mails.

Btw en beroepskost: de voorzichtige lezing

Poetshulp en administratieve hulp voor de zaak zijn in principe een beroepskost. De btw is in principe recupereerbaar voor een btw-plichtige zaak met aftrekrecht. Een btw-vrijgestelde praktijk kan de btw doorgaans niet recupereren, en dat verschil kan je kostprijs voelbaar veranderen.

Dit zijn algemene richtlijnen, geen advies. Laat je accountant bevestigen hoe dit voor jouw vennootschap werkt voor je het in je budget zet.

Wat Zondags niet voor je administreert

De administratieve hulp van je Zondag is praktisch: post sorteren, documenten klasseren, dossiers ordenen, gegevens invoeren. Boekhouding, jaarrekeningen, fiscaal of juridisch advies en loonadministratie horen daar niet bij. Je Zondag kan wel je facturen in de juiste map leggen en je bewaarmap netjes houden. Meer over die ondersteuning staat op rechterhand voor bedrijfsleiders.