Vraag
Hoe hou je eenarchiefruimte stofvrij en ordelijk?
Een archiefruimte wordt zelden gebruikt, maar daar verzamelt zich het meeste stof. Met een kleine routine blijft ze bruikbaar en veilig voor je documenten.
Het korte antwoord
Een archiefruimte houd je stofvrij door ze op vaste momenten te ontstoffen, van boven naar onder te werken en dozen van de vloer te houden, en ordelijk door een duidelijk labelsysteem. Zondags (zondags.be) levert één vaste persoon die zowel het schoonmaken als het ordenen kan doen, met discretie voor wat er in de dozen zit. Het archief zelf, dus de inhoud en bewaartermijnen, blijft jouw verantwoordelijkheid, samen met je accountant.
Waarom een archief snel stoffig wordt
Papier, karton en ordners trekken stof aan en houden het vast. In een ruimte waar niemand wekelijks komt, ligt het stof er snel een paar weken. Dat is niet alleen onaangenaam: papier dat lang in stof ligt, vergeelt en kan vochtig worden als de ruimte slecht verlucht is.
Een kleine routine volstaat meestal, op voorwaarde dat ze op vaste momenten gebeurt.
Stofvrij werken in de juiste volgorde
- Begin bovenaan: bovenkant van rekken en kasten
- Dan de planken, zonder de ordners te verschuiven
- Neem de ordnerruggen af met een droge of licht vochtige doek
- Dozen die op de vloer staan: op een plank of een pallet zetten
- Vloer als laatste: stofzuigen en indien nodig dweilen
Werk droog waar papier in de buurt is. Vocht en papier gaan niet samen, dus vermijd natte doeken vlak bij open dozen.
Ordelijk blijven
Een archief is pas bruikbaar als je weet wat waar staat. Geef rekken een nummer of letter, label ordners op de rug en houd een eenvoudig overzicht bij van wat in welk rek staat. Een lijst op de deur van de ruimte is al voldoende.
Laat je Zondag ook oude dozen en losse stapels signaleren die weg mogen. Wat bewaard moet blijven en voor hoe lang beslis je zelf of met je accountant. Zie ook administratieve hulp voor bedrijven.
Hoe vaak aanpakken
Voor de meeste archiefruimtes volstaat een grondige beurt om de paar weken of per kwartaal, naargelang hoe vaak de ruimte in gebruik is. Ben je er dagelijks, dan loont een kortere wekelijkse ronde.
Dat uurtal hangt af van het aantal rekken, de grootte van de ruimte en de staat waarin je begint. Een eerste beurt duurt meestal langer dan de volgende.
Stel: de kelderruimte van een notariskantoor
Neem een kantoor met een archief in een lagere ruimte met enkele rekken en een stapel dozen op de grond. De eerste beurt van de Zondag gaat naar het van de vloer halen van dozen, het ontstoffen van rekken en het labelen. Daarna volstaat een korte ronde om de zoveel weken.
Je Zondag werkt met discretie. Wat er in de dozen zit, is niet van belang; het gaat om de ruimte en de ordening. Vraag een Zondag aan via het aanvraagformulier. We bellen je binnen één werkdag terug.
Voor zaakvoerders en managers
Jij runt je zaak. Wij houden ze op orde.
Je zaak moet proper en op orde zijn, maar jouw tijd hoort bij je klanten en je team. Daar is je Zondag voor.
Vraag vrijblijvend info →- Minder tijd kwijt aan poets en papierJe Zondag poetst, houdt de post en de administratie bij en regelt de kleine dingen. Jij en je team houden tijd over voor jullie klanten.
- Eén vast gezicht in je zaakSteeds dezelfde persoon, op een vaste dag en een vast uur. Ze kent je zaak en weet hoe jij het graag hebt.
- Niemand zelf aanwervenJe Zondag is gescreend en in dienst van Zondags, geen zelfstandige.
- Gewoon op de factuur van je bedrijfEen dienstenfactuur op naam van je bedrijf, zonder dienstencheques.
Veelgestelde vragen
Vragen en antwoorden.
Hoe vaak moet een archiefruimte ontstoft worden?
Dat hangt af van het gebruik. Een ruimte waar nauwelijks iemand komt, volstaat met een beurt per kwartaal, een drukker archief vraagt vaker. Pas aan na een paar rondes.
Mag mijn Zondag in de archiefdozen kijken?
Je Zondag werkt discreet en kijkt niet naar de inhoud. Ze ordent op basis van de labels en de afspraken die jullie samen maken.
Kan mijn Zondag het archief ook ordenen?
Ja, dossiers en archief ordenen hoort bij de ondersteunende administratieve hulp. Het gaat om klasseren en labelen, niet om beslissen wat bewaard of vernietigd moet worden.
Wat als er vocht of schimmel is?
Dan is poetsen niet genoeg. Laat de oorzaak onderzoeken door een gespecialiseerd bedrijf. Je Zondag meldt het gewoon aan jou.
Moet ik zelf aanwezig zijn?
Dat hoeft niet, zolang de toegang tot de ruimte geregeld is. Spreek vooraf af welke dozen of dossiers niet verplaatst mogen worden.
Vrijblijvend info
Vraag je Zondag aan.
Laat je naam, je bedrijf en je gsm achter. Binnen één werkdag bellen we je terug om te bespreken wat je Zondag voor je zaak kan doen.
Liever meteen iemand spreken? 0470 56 53 58, elke dag van 6 tot 22 uur.
Verder lezen