Wat hoort in een onthaalmapvoor een nieuwe poetshulp op kantoor?

Het korte antwoord

Een onthaalmap voor een nieuwe poetshulp bevat vijf dingen: hoe je het kantoor binnenkomt en afsluit, de lijst met taken per ruimte, waar het materiaal en de producten staan, wat niet mag of anders moet, en een contactpersoon voor vragen. Bij Zondags (zondags.be) krijg je één vaste persoon, je Zondag, dus de map schrijf je maar één keer. Het zondagsplan dat we samen opmaken is de basis van die map.

Waarom een map zo veel tijd bespaart

Een nieuwe poetshulp kent je kantoor niet. Zonder map moet ze veel raden of vragen, en jij bent er niet altijd om te antwoorden. Een goed blad vermindert fouten, zoals een verkeerd product op een delicaat oppervlak, en maakt de eerste weken minder stresserend voor beide partijen.

De map hoeft niet lang te zijn. Twee tot drie bladzijden die je ook zelf nog eens naleest, doen meer dan een document van tien bladzijden dat niemand opent.

De inhoud, punt per punt

• Toegang: sleutel of code, alarm in- en uitschakelen, wie te bellen als het niet lukt
• Taken per ruimte: bureaus, vergaderzaal, onthaal, keuken, sanitair, vloeren
• Materiaal: waar staan stofzuiger, emmer, doeken en producten
• Bijzonderheden: kwetsbare oppervlakken, dossiers die niet verplaatst mogen worden, planten
• Afval: welke zakken, waar naartoe, welke dag de ophaling is
• Contact: wie neemt op bij vragen, hoe meld je een probleem

Zet er ook bij hoe laat je Zondag aankomt en vertrekt, en wat er moet gebeuren als er iemand van het team aanwezig is.

Wat je niet in de map vergeet

Denk aan de kleine dingen die in elk kantoor anders zijn: welke ruimte altijd op slot blijft, welke bureaus niet afgenomen mogen worden, of de koffiemachine een speciale reiniging nodig heeft. Dat zijn precies de zaken die pas opvallen als iets fout loopt.

Schrijf er ook bij wat je graag zou willen dat je Zondag signaleert, zoals een lege zeepdispenser of een kapotte lamp. Je Zondag meldt dat gewoon, zonder het zelf op te lossen als het technisch is.

Stel: een nieuwe Zondag voor een tandartspraktijk

Neem een praktijk met twee behandelkamers, een wachtzaal en een kleine keuken. De map zegt waar de sleutel ligt, dat de behandelkamers enkel van buiten worden gedaan en dat instrumenten en medisch materiaal nooit worden aangeraakt. De wachtzaal staat voor de rest van het blad, met een lijst van zaken die elke week moeten gebeuren.

Zo weet je Zondag vanaf week één wat er verwacht wordt, en hoef je niet bij elke afspraak aanwezig te zijn.

Hoe Zondags je hierbij helpt

In het kennismakingsgesprek lopen we samen de punten van de map af en leggen we het zondagsplan vast: welke taken, welke dagen, welke uren. Dat plan is je map in een notendop. Daarna kan je zelf aanvullen.

Een Zondag vraag je aan via het aanvraagformulier, of je vraagt eerst vrijblijvend info via de infopagina. We bellen je binnen één werkdag terug. Meer lezen over een goede start kan op de eerste afspraak voorbereiden.