Poetshulpvoor advocatenkantoren

Het korte antwoord

Zondags (zondags.be) levert poetshulp voor advocatenkantoren: één vaste, gescreende persoon, je Zondag, die onthaal, wachtruimte, vergaderkamer voor cliënten, keuken en sanitair onderhoudt. Dossiers leest ze niet en verplaatst ze niet zonder afspraak. Ze werkt overdag op weekdagen, op een vast uur. Je boekt per blok van 3 uur, met een factuur op naam van je kantoor of vennootschap.

Waar een advocatenkantoor anders is

In een gewoon kantoor ligt er papier op bureaus. In een advocatenkantoor ligt er vertrouwelijke informatie. Wie er poetst, moet dat begrijpen zonder dat je het elke keer hoeft uit te leggen. Daarom werkt Zondags met één vaste persoon in plaats van een wisselende ploeg: je leert elkaar kennen en de afspraken staan één keer op papier.

De regel is eenvoudig: je Zondag leest niets, opent geen mappen en verplaatst geen dossiers zonder afspraak. Wat op de bureaus ligt, mag blijven liggen; ze werkt eromheen.

De ruimtes en hun volgorde

• Onthaal en wachtruimte: vloer, zitjes, tafel, glas langs binnen
• Vergaderkamer voor cliënten: tafel, stoelen, karaf en glazen
• Werkkamers: vloer en vrije oppervlakken, geen dossiers
• Dossierkasten: enkel de buitenkant, of niets, naar keuze
• Keuken en koffiehoek van het team
• Sanitair en afval

De vergaderkamer krijgt voorrang. Daar ontvang je cliënten, en een ruimte met stofsporen of een volle vuilbak op de hoek laat een andere indruk na dan je wilt.

Voorbeeld: een kantoor met drie advocaten en een secretaresse

Stel: je kantoor telt drie advocaten en een secretaresse. Er is een onthaal, een vergaderkamer, drie werkkamers en een kleine keuken. Cliënten komen vooral in de namiddag, dus je kiest voor de vroege ochtend.

Je Zondag komt op maandag om zeven uur, met een sleutel en een alarmcode die enkel zij gebruikt. Ze zet de vergaderkamer klaar voor de cliënten van de dag, poetst het onthaal, de keuken en het sanitair en doet de vloeren in de werkkamers. Papierwerk laat ze liggen. Het alarm zet ze achter zich weer aan.

Administratieve hulp zonder inkijk

Als je dat wilt, kan je Zondag ook administratieve taken oppakken die geen inhoudelijke inkijk vragen: ingekomen post sorteren op bestemmeling, kantoormateriaal bijbestellen, een pakje klaarmaken, archiefdozen ordenen volgens een nummering die jij aangeeft. Inhoud, dossierbeheer, boekhouding en juridisch advies blijven volledig van het kantoor. Je beslist zelf waar de grens ligt. Lees meer over administratieve hulp voor bedrijven.

Wat je zelf blijft doen

Het beheer van dossiers, de ordening van documenten per zaak, het vernietigen van papieren met gevoelige informatie en alles wat het beroepsgeheim raakt, blijft bij het kantoor. Een Zondag kan een container met papier voor vernietiging klaarzetten, maar niet bepalen wat erin hoort.

Prijs, factuur en btw

Je boekt per blok van 3 uur. Extra uren kan je erbij boeken. De dienstenfactuur staat op naam van je kantoor of vennootschap. In principe is het een beroepskost, en de btw is in principe recupereerbaar voor een btw-plichtige zaak met aftrekrecht. Laat je accountant bevestigen hoe dat voor je kantoor werkt.

Zo regel je het

Vraag je Zondag aan via het aanvraagformulier, dan nemen we binnen één werkdag contact op om de rest af te spreken. Voor een vast weekritme bespreken we eerst kort de dag, het uur en de afspraken rond sleutel en discretie.