Poetshulpvoor notariskantoren

Het korte antwoord

Zondags (zondags.be) levert poetshulp voor notariskantoren: één vaste persoon, je Zondag, die onthaal, wachtzaal, de zaal waar akten worden getekend, kantoren, archiefruimte en sanitair onderhoudt. Representatief en discreet, overdag op weekdagen. Dossiers en akten blijven onaangeroerd. Je boekt per blok van 3 uur, met een dienstenfactuur op naam van je kantoor.

Waar een notaris aan zijn ruimtes denkt

Een notariskantoor ontvangt mensen op de dag dat zij een pand kopen, een bedrijf oprichten of een vennootschap wijzigen. Voor de cliënt is dat een bijzonder moment, en de ruimte hoort dat te dragen. Een mooie tafel, een stofvrij archief en een wachtzaal die rustig oogt, zijn geen luxe maar een manier van werken.

Een vaste Zondag bewaakt dat zonder dat de notaris of het secretariaat er elke week aan moet denken. Zij komt op een vaste dag, kent de zaal en weet welke stukken niet verplaatst worden.

De verlijdingszaal als hart van het kantoor

Dit is de ruimte waar de akte voorgelezen en getekend wordt. Ze verdient een eigen routine.

• Tafel vrijmaken en afnemen, zonder dossiers te verplaatsen
• Stoelen rechtzetten en zitvlakken nakijken
• Vloer en vensterbanken stofvrij
• Karaf en glazen vers aanvullen
• Vuilnisbak leeg en geur gecontroleerd

Laat in een korte lijst noteren wat er op tafel mag blijven staan: pennen, een klok, documenten voor de volgende ondertekening.

Archief stofvrij

Een notaris bewaart akten bijzonder lang. Stof en vocht zijn de vijand van papier. Je Zondag kan de buitenkant van kasten, rekken en archiefdozen stofvrij houden en de vloer van de archiefruimte schoonmaken. Ze opent geen dozen en verplaatst niets zonder afspraak. Het ordenen of vernietigen van stukken is een taak voor het kantoor zelf, tenzij je mechanisch werk afspreekt, zoals dozen opnieuw stapelen volgens een door jou aangegeven schema.

Voorbeeld: een kantoor met twee notarissen en vijf medewerkers

Neem een notariskantoor met twee notarissen, een onthaal, een wachtzaal, vier werkkamers, een verlijdingszaal en een archiefruimte. Het kantoor opent om half negen.

Elke donderdag om zeven uur komt je Zondag binnen. Ze begint bij de verlijdingszaal en de wachtzaal, daarna het onthaal, de werkkamers, de keuken en het sanitair. Om half negen is ze klaar, nog voor de eerste cliënt. Is er een grote ondertekening gepland, dan boek je een extra blok.

Rechterhand voor de dag zelf

Voor een kantoor met veel bezoek is het handig als iemand ook kleine praktische zaken oppakt: koffie en water aanvullen, brochures rechtleggen, kantoormateriaal bestellen, pakjes en post sorteren. Dat is werk voor de zaak en kan binnen hetzelfde blok. Boekhouding, dossierwerk en juridisch advies horen daar niet bij. Meer vind je op rechterhand voor bedrijfsleiders.

Prijs en btw

Eén pakket, per blok van 3 uur, extra uren kan je erbij boeken. De factuur gaat op naam van je kantoor. In principe is het een beroepskost. De btw is in principe recupereerbaar voor een btw-plichtige zaak met aftrekrecht. Je accountant bevestigt wat voor je eigen situatie geldt.

Eerste afspraak

Vraag je Zondag aan via het aanvraagformulier, dan nemen we binnen één werkdag contact op om de rest af te spreken. Voor een vast ritme bellen we eerst om het uur, de sleutel en de afspraken rond discretie vast te leggen.